BPM의 정의와 성공사례

기업 환경은 끊임없이 변화하며 점점 그 속도가 빨라지고 있다. 이러한 변화에 적응하지 못하는 기업은 결국 경쟁에서 뒤쳐지게 되며 존속까지도 위험할 수 있다. 따라서 기업은 환경의 변화에 맞춰 비즈니스 모델을 진단하고 개선하여야 한다. 비즈니스 모델이 변화하게되면 그에 따른 경영전략이 새로 수립되고 이를 실현하기 위한 업무 프로세스의 혁신이 필요하게 된다.

BPM(Business Process Management)은 환경에 유연하게 대응하기 위한 프로세스를 관리하기 위한 방안이다. BPM에서 프로세스를 관리한다는 것은 프로세스를 정의하고 정의된 프로세스에 맞게 활동을 수행하며, 적절한 평가기준과 지표에 따라 측정하고, 측정의 결과에 의한 필요에 부응하여 개선과 혁신을 수행하는 일련의 활동을 행하는 것이라고 할 수 있다. 경영전략을 실행에 옮기는 것, 즉, 기업의 프로세스를 관리하는 활동 자체를 위한 인프라로서 BPM이 등장한 것이다. 이러한 BPM은 아래의 5단계를 거쳐 수행되게 된다.

1. 프로세스 정의(Process Definition)

프로세스를 관리하기 위하여 먼저 중요한 비즈니스 프로세스를 세부적으로 나누어 분석하고, 경영전략에 따른 개선점을 도출, 반영하여 실행 가능한 형태의 모델로 프로세스를 정의하게 된다. 해당 프로세스 정의는 실행하는데 필요한 정보와 측정을 위해 필요로 하는 정보들로 구성된다. 예를 들면, 프로세스의 이름, 해당 여부를 수행하는 단계의 흐름과 규칙 그리고 각 단계별 업무를 수행해야 하는 조직 내에서의 역할 및 자원, 각 단계별로 필요로 하는 정보와 도구, 해당프로세스의 오너와 책임자. 그리고 해당 프로세스에 대한 측정 등을 포함한다. 이는 기업의 프로세스에 자체에 대한 지식과 정보를 축적하는 것으로 기업의 프로세스 자산의 확보를 의미한다.

2. 프로세스의 실행(Enactment)

정의된 프로세스는 BPM 프레임워크 내에서 프로세스 모델로 관리될 뿐 아니라 실질적으로 실행된다. 프로세스가 정의된 업무규칙에 맞게 수행되도록 제어하고, 업무 수행 중 요구되는 정보를 적절하게 제공하거나 필요로 하는 기록을 수행할 수 있도록 IT시스템들을 통합(orchestration)한다. 이것은 조직 구성원과 IT시스템들이 정의된 프로세스에 맞게 업무를 처리할 수 있도록 지원함을 의미한다. 따라서 과거 BPM없이 수행한 BPM에서 설계된 프로세스가 미팅을 통해 적용된 것과는 획기적으로 다른 결과를 얻을 수 있다. 

3. 프로세스의 측정(Measure)

프로세스가 실행되는 과정 중 발생한 정보들을 이용하여 다양한 관점에서의 측정이 가능하다. 예를 들어, 프로세스 수행과 관련된 자원(조직)과 비용, 그리고 시간 등의 관점으로 측정할 수 있으며, 업무적인 필요성에 따라 오류나 클레임 발생율과 같은 비즈니스 관점에서 측정해야 할 기준 즉, 정의 시 정의된 KPI나 Measure로 측정할 수 있는 것이다. 이것은 기업이 프로세스에 대하여 현재의 수준을 아는데 절대적으로 기여한다. 측정된 결과는 프로세스를 분석하거나 개선하기 위한 입력 자료로 활용된다.

4. 프로세스의 분석과 개선

프로세스 분석과 개선을 위하여 구체적인 목표수준을 정하고 보다 우수한 프로세스로 개선하기 위한 정보를 수집해야 한다. 동일한 성과를 얻어내는 타 프로세스를 검토해 보는 방안도 있을 수 있고, 사내․외, 그리고 동종 업계에서 다양한 정보와 데이터를 수집하여 참고할 수도 있을 것이다. 이를 위하여 BPM이 가지고 있는 프로세스 정보와 사내․외 다양한 정보의 원천들로부터 데이터를 수집하여 다양한 관점에서의 분석을 수행한다. 분석을 통하여 목표수준에 적절한 프로세스로 개선하기 위하여 시뮬레이션을 수행해 볼 수 있다. 분석으로부터 도출된 여러 가지 대안에 대하여 프로세스의 구성요소들을 변경하고 시뮬레이션을 해봄으로써 최적의 대안을 도출할 수 있다.

5. 프로세스 통제와 모니터링

개선을 통해 새롭게 정의된 프로세스가 정의된 대로 수행되도록 통제할 수 있으며, 프로세스의 성과를 일정 수준에 맞추기 위하여 필요한 통제를 수행할 수도 있다. 예를 들어, 프로세스 전체 혹은 단계별 업무 수행이 완료되어야 할 시점을 통제하거나 업무의 수행 수준 및 수행과정을 통제하거나 특정 Mesure에 해당하는 값이 일정 수준에 맞추어지도록 통제할 수 있다. 또한 진행되는 상황을 실시간으로 모니터링해 볼 수 있으며, 수행된 기록을 통해 이력을 추적해 볼 수도 있다. 이는 업무를 수행하는 관점에서 그리고 프로세스를 관리한다는 측면에서 모두 의미가 있는 것이다.

참조)　BPM의 사례

* 삼성중공업

지난 4월 말 삼성중공업 거제조선소는 사외 블록 제작 프로세스 관리에 핸디소프트의 ‘비즈플로우 BPM(Business Process Management)’ 시스템을 구축 완료하고 본격적인 가동에 들어갔다. 도입 후 6개월 만의 일이었다. 삼성SDS 중공업조선IS팀 박병근 차장은 “이전 시스템은 사용자가 직접 찾아 들어가야 하는 시스템이었다면 현재는 자동적, 능동적으로 보여주는 시스템으로 사용이 훨씬 쉬워졌다. 무엇보다 부서간 유기적으로 연동돼야 하는 프로세스를 한 눈에 파악할 수 있어 지연현상을 미연에 방지하고 빠른 조치가 가능해진 것은 큰 의미”라고 전했다

* LG전자

LG전자는 2004년 3월 15일 개시(Kick-Off)한 8개 부문 BPM 파일럿 프로젝트를 완료하고 글로벌 기업 최초로 전사적인 범위에서 BPM 프로젝트를 추진하고 있다. LG전자는 5개 가치사슬하에 전사 업무 프로세스를 세분화 하고, 중요도 및 파급효과, 관련 부서간 업무 연계 정도, 프로세스 변경 용이성 및 책임 주체의 명확성 등을 고려해 2006년까지의 BPM 프로젝트 추진 일정과 대상을 선정했다. 올해 각 가치사슬의 중요 업무 프로세스를 대상으로 BPM 시범 프로젝트를 우선 추진하고, 내년부터는 나머지 전 영역으로 확대해 나갈 계획이다. LG전자 최초의 BPM 프로젝트인 파일럿 프로젝트는 2004년 상반기 성공적으로 수행되어 현재 4,500명의 사용자를 대상으로 월평균 약 17,000여건의 프로세스를 처리하고 있다.

* BPM시스템 도입 성과

첫째, 찾아가는 업무처리에서 찾아오는 업무처리로 빈틈없는 업무처리가 가능해졌다. 기존에는 업무담당자가 스스로 일을 찾아서 처리해야 했으나, 도입 후에는 신규 업무가 내 업무목록에 자동 등록되고 실시간으로 통지해 줌으로써 일이 사람을 찾아노는 업무처리가 가능해 졌다.

둘째, 이전에는 각종 애플리케이션의 업무처리 화면을 일일이 찾아서 처리해야 했던 반면, BPM 도입 후에는 프로세스 중심으로 시스템 연결이 되어있어 각 프로세스를 처리할 때 필요한 업무처리화면을 BPM 상에서 편리하게 제공받을 수 있게 되었다.

셋째, 시스템 되어 있지 않은 부분을 개인의 판단에 의해 처리했던 것에 반해 해당업무 처리시 지켜야 될 규칙 및 절차가 표준적으로 제공됨에 EK라 일관된 업무처리가 가능해졌다.

넷째, 처리현황 파악이 난해하였으나. 모니터링 기능으로 실시간 업무 진척 현황 파악이 가능해졌다.

다섯째, 병목현상 등의 문제 발생시 정확한 원인 파악이 어려웠으나, BPM의 모니터링 기능을 통해 현상을 파악하고 통계 및 분석기능을 통하여 지속적 개선이 가능해졌다.

여섯째, 개인별 업무 로드에 따른 편차가 발생했었으나. 업무 자동 할당 기능 등을 통하여 효율적인 자원배분이 가능해졌다.