BPM 개론...한눈에 훑어보기

[동영상]한눈에 보는 BPM (자료협조: 핸디소프트) BPM은 업무 프로세스를 자동화하는 솔루션이다. 서류의 결재 흐름을 자동화해주는 솔루션이 '그룹웨어'라면, BPM은 업무 전체를 자동화하는 솔루션이다. 사원, 대리, 과장, 부장으로 이어지는 상하 업무흐름뿐 아니라 조직간 부서간 협업 프로세스의 자동화라는 측면에서 BPM은 그룹웨어보다 훨씬 더 큰 개념이다. BPM은 업무 프로세스를 자동화한다는 것은 IT 시스템을 이용해 눈에 보이지 않는 각종 업무 프로세스를 눈에 보일 수 있도록 구현하는 '시각화' 기능이 중요한 요소가 된다. 얼핏 쉬워 보이는 개념이지만, BPM 솔루션은 생각보다 단순하지 않다. 사람과 업무 그리고 IT시스템이 입체적으로 얽혀 있기 때문이다. 업체들마다 애기하는 BPM도 제각각이다. 업무 프로세스 개선을 강조하는 업체가 있는가 하면 신규 프로세스 구현에 초점을 맞춘 업체도 있다. BPM도 기존 솔루션이 진화한 것이기 때문인데, 진화의 출발점이 워크플로우냐 애플리케이션통합(EAI) 이냐에 따라 BPM의 기능이나 추구하는 지향점이 달라지는 것이다. 이는 기업들이 BPM 도입시 세심한 고민이 필요하다는 것을 의미한다. 왜 도입하는지, 어떤 목적으로 쓸 지를 분명하게 정한 뒤 거기에 맞는 제품을 골라야 한다. 맞지 않는 BPM을 도입할 경우 많은 돈을 쓰고도 효과를 보지 못하는 상황이 일어날 수 있다. ◆ BPM의 세가지 역할 BPM의 기능은 다양하다. 업무 프로세스를 자동화하고 전체 업무 현황을 한눈에 살펴볼 수 있도록 해주는 것은 물론 신규 업무를 신속하게 구현할 수 있는 기반이 되기도 한다. 특정 업무에만 도입할 수 있고, 전사적으로 구축할 수도 있다. 목적과 범위가 그만큼 다양하다는 얘기다. BPM의 역할은 크게 세가지다. 첫번째는 업무 프로세스를 자동화하는 것이다. 워크플로우와 비슷한 개념으로 적용이 쉽다는 장점이 있다. 말 그대로 자신의 일을 끝내고 관련 자료나 서류를 다음 업무 부서나 사람에게 전하는 작업이 시스템에서 자동으로 처리된다는 것이다. 두번째는 업무 프로세스의 개선이다. 쉽게 말해 기존의 업무 처리 기간을 대폭 줄여준다는 것이다. 예를 들어 15일 걸리던 금융기관 여수신 업무를 절반인 일주일만에 처리(개선)하고 싶을 때 필요한 솔루션이 BPM이다. 리얼웹의 전희철 연구소장은 "지금 시점에서 BPM의 가장 큰 역할은 프로세스 개선"이라 잘라 말했다. 프로세스 개선은 궁극적으로 기업의 경쟁력 강화로 이어진다는 게 그의 설명이었다. 관련 업계에 따르면 앞에서 설명한 BPM의 두가지 역할은 워크플로우 기반 BPM 솔루션이 제격이다. 워크플로우 솔루션이 처음부터 비즈니스 프로세스와 인연을 맺고 출발했기 때문이다. 국내에서 진행된 BPM 프로젝트들도 대부분 워크플로우 기반의 BPM으로 구축됐다. 워크플로우 기반 BPM의 강점을 살려 현재 진행중인 특정 업무를 자동화하거나 프로세스르 개선하는 데 초점이 맞춰졌다. 분야로는 금융기관의 여수신 업무, 제조기업의 공정 업무, 일반기업의 재무·회계 업무 등에 주로 적용됐다. 워크플로우 기반 BPM의 강점은 적용이 쉽다는 것. 이는 BPM 도입의 성과를 '눈으로' 빨리 확인할 수 있다는 것을 의미한다. BPM의 역할은 프로세스 자동화와 개선에서 끝나지 않는다. 새로운 업무 프로세스를 만들어내는 것도 BPM의 세번째 중요한 역할이다. 이같은 역할은 현재 진행중인 업무를 최적화하는 것을 뛰어넘어 앞으로 새로 나올 프로세스도 그때그때 비즈니스로 반영, 궁극적으로 기업 경쟁력 강화를 도모한다는게 골자다. 변화에 적합한 솔루션이란 기치를 내건 BPM의 목적과 궁합이 가장 잘 맞는 역할이라고 할 수 있다. 금융기관을 예로 들어보자. BPM 도입전에는 1년에 10개 정도의 신상품을 내놨다면, BPM을 도입하면 같은 기간에 20개로 늘릴 수 있다. 그러자면 새로운 프로세스(업무)가 생길때마다 IT시스템이 빠르게 새 프로세스를 지원할 수 있어야 한다. 신규 프로세스에 IT시스템을 맞추는 시간이 길어질 경우 효과는 떨어지기 마련이다. 신규 프로세스에 의한 비즈니스 변화에 IT시스템을 맞춰주는 것도 BPM의 몫이다. 신규 프로세스 창출을 위한 BPM이란 말은 워크플로우보다는 EAI나 통합 플랫폼 기반의 BPM 업체들이 강조한다. 대규모 프로젝트로 진행된다는 것도 특징이다. BEA시스템즈코리아의 김일교 차장은 "신규 프로세스 창츨을 위한 BPM은 특정 업무보다는 전사적으로 BPM을 구현하고자 하는 기업에 어울린다"고 말했다. 그는 또 "이같은 BPM은 기업들에게 비용을 줄여주자는게 아니라 더 많은 돈을 벌 수 있도록 해주자는게 목표"라며 "BPM 도입으로 얻을 수 있는 가장 큰 혜택"이라고 강조했다. ◆ 워크플로우 vs EAI 국내 시장은 현재 앞서 밝힌 업무 자동화와 업무 프로세스 개선에 초점을 둔 워크플로우 기반 BPM이 강세를 보이고 있다. 핸디소프트, 한국파일네트, 리얼웹 등이 대표적인 워크플로우 기반 BPM 업체들이다. 그러나 전사적으로 BPM을 도입하려는 업체들이 나오면서, 워크플로우 기반 BPM에 대한 한계론도 서서히 고개를 내밀고 있다. EAI나 통합 플랫폼 기반 BPM 업체들이 이같은 분위기를 주도하고 있다. 이들 업체들은 전사적으로 BPM을 도입한다는 것은 신규 프로세스 창출까지 포함하는 것인데, 워크플로우 기반 BPM으로 이를 구현하기는 무리가 있다고 주장한다. 신규 프로세스가 창출되면 IT 시스템이 이를 받춰줘야 하는데 워크플로우 기반 BPM만으로는 어렵다는 얘기다. EAI 진영의 이같은 주장에 대해 워크플로우 기반 업체들은 '때이른 얘기'라고 일축한다. 비즈니스 변화 속도를 IT시스템이 따라가려면 앞으로 5년 이상이 걸리는데, 벌써부터 다 되는 것처럼 분위기를 띄우고 있다는게 이들의 주장이다. 종합하면 EAI와 워크플로우 기반 BPM은 출발지점이 다르다. 역할에서도 차이가 있다. 경쟁보다는 상호 보완적인 관계로 봐야 어울리는 사이다. 관련업계에 따르면 EAI를 포함하는 통합 플랫폼 기반으로 BPM을 구축한뒤 특정 업무 자동화와 프로세스 개선을 위해 워크플로우 기반 BPM을 도입할수도 있고, 거꾸로 워크플로우 기반 BPM을 먼저 도입했다가 EAI 기반 제품으로 전사적으로 BPM을 구현할 수도 있다. 그럼에도 두 진영간 관계가 불편하게 비춰지는 것은 시장 주도권 때문이다. EAI 기반 BPM 업체 한 관계자는 "국내 시장이 워크플로우 기반 BPM 중심으로 형성돼 있는데다, EAI와 워크플로우 BPM 업체간 영역이 중복되는 경우도 있어 아직까지는 협력보다는 경쟁 관계에 가깝다"고 말했다. 이를 보여주 듯 2005년초 EAI 및 통합 플랫폼 기반 BPM 업체들의 총공세 움직임이 곳곳에서 감지된다. 한국IBM, BEA시스템즈코리아, 미라콤아이앤씨, 팁코소프트웨어가 대표적이다. 경쟁이 아닌 듯 하면서도 경쟁으로 비춰지는 EAI와 워크플로우 기반 BPM. 일단은 BPM 시장의 주도권을 놓고 한판붙어보는 쪽으로 분위기가 흘러가고 있다. ◆ BPM은 업무 감시망(?) 경영진이냐 현업 담당자이냐에 따라 BPM은 조금 다르게 다가온다. 솔루션 업계는 "경영진들이 더 선호할 솔루션"이라고 강조한다. 무엇이 그런가. 경영진에게 BPM이 주는 가장 큰 혜택은 프로세스(업무) 전체를 살펴볼 수 있다는 것이다. 다시 말하면 어떤 프로세스는 잘 되고, 어떤 프로세스는 잘 안되고 있는지를 한눈에 파악할 수 있다는 것이다. 프로세스 내에서 어디가 병목인지도 금방 눈에 띈다. 이렇게 되면 경영진들은 잘 안되는 프로세스의 문제점을 신속히 파악하고, 개선 조치를 취할 수 있게 된다. 현업담당자들에게는 프로세스를 통합 관리해주는 BPM의 특징이 부담으로 작용할 수 있다. 경영진으로부터 업무 처리를 감시당한다는 기분을 느낄 수도 있기 때문. 업계에 따르면 실제 현업 담당자들은 이 부분때문에 BPM을 곱지않게 보는 시각도 존재한다. 이는 BPM뿐 아니라 IT 솔루션 대부분이 겪어온 과정이기도 하다. 그러나 변화를 이해하고 수용한다면 BPM은 현업 담당자들에게도 매력적인 솔루션이다. 우선 BPM은 현업 담당자들에게 언제까지 무슨일을 해야 하는지를 개인화된 화면으로 정확히 전달한다. 담당자가 일일이 업무를 찾아다니지 않고도 내가 무슨 일을 해야 하는지 알 수 있게 된다. 또 BPM은 개인 성과관리에도 효과적이다. 회사가 무엇을 요구하는지를 분명하게 인식할 수 있기 때문이다. 실제 최근들어 BPM 솔루션과 성과관리 솔루션이 연계되는 사례도 나오기 시작했다.