BPR과 ERP를 통한 정보시스템 혁신

1. BPR과 정보시스템 혁신

1.1 BPR 정의
BPR(Business Process Reengineering)은 1990 년대 초 미국에서 제창한 개념으로서, 사업활동을 영위하는 조직의 측면에 있어, 작업을 개선하고 자원의 사용을 보다 효율적으로 만들기 위하여, 하나의 목적으로 처음부터 다시 근본적인 변화를 만드는 것을 의미한다.

BPR 은 업무 프로세스의 근본적인 재고(再考)가 수반되며, 원가, 서비스품질, 직원들의 활력 등과 같은 중대한 지표들이나 또는 그 모두를 강화하기 위한 업무활동의 재설계로 이어진다. 일반적으로 BPR 의 개념에는 데이터를 조직화하고, 방향을 설정하기 위하여 컴퓨터나 정보기술을 사용하는 것이 포함된다.

BPR 의 제안자 해머(Hammer)는 비즈니스 프로세스 재구축 활동을 "경쟁우위 확보를 위해 기업의 핵심 부문에서 비용, 품질, 서비스, 스피드와 같은 요인의 획기적인 향상을 이룰 수 있도록, 프로세스를 근간으로 비즈니스 시스템을 근본적으로 재설계하여 극적인 성과를 추구하는 것"으로 설명하였다.

1.2 프로세스 혁신과 정보시스템 혁신의 연계
프로세스 혁신과 정보시스템 혁신을 효과적으로 연계시키기 위해서는 어떻게 해야 하는가? 이 문제를 해결하기 위해서는 비즈니스 프로세스와 정보시스템의 관계 및 역할에 대한 새로운 개념 정립이 필요하게 된다.

[ 프로세스는 짧고, 데이터는 길다 ]

어떤 경영활동을 누가, 무엇을, 어떻게 한다라고 할 경우, “누가”와 “어떻게”에 해당하는 프로세스는 환경변화에 따라 언제든지 달라질 수 있다.

그러나 "무엇을"에 해당하는 기본적인 데이터는 크게 변화하지 않는다. 실제로 기업 경영활동에서 프로세스는 가변적이지만, 기업 내에 흐르고 있는 데이터나 정보 자체는 상당히 안정적인 성향을 지니고 있다는 것이 많은 실증적인 연구를 통해 밝혀지고 있다.

특히 오늘날과 같이 급변하고 있는 경영환경 하에서는 비즈니스 프로세스가 안정적이지 못하며, 환경변화에 따라 늘 가변적일 수 밖에 없게 된다. 따라서 프로세스 혁신 노력을 프로세스적인 관점에서만 보게 되면 어떤 환경 하에서 최적인 프로세스를 설정하더라도 환경이 변하게 되면 그 프로세스를 다시 혁신해야 된다. 어떤 환경 하에서도 최적으로 운영될 수 있는 프로세스는 없기 때문에 日新 日日新 又日新 이라는 표현처럼 프로세스 혁신은 지속적으로 이루어져야 한다.

그러나 이러한 프로세스 혁신이 정보기술이나 정보시스템과 효과적으로 연계되지 못한다면 프로세스의 개선효과를 채 느껴 보기도 전에 또 다시 프로세스를 개선해야 하는 딜레마에 빠지게 된다.

이러한 딜레마에서 벗어날 수 있는 가장 좋은 방법은 프로세스 혁신을 정보시스템 혁신과 연계시키는 방법이다. 예를 들어 고객의 주문을 접수하는 프로세스를 생각해보자.
고객의 주문을 받는 방식에는 여러 가지가 있을 수 있다. 종전에는 영업사원이 직접 고객과 접촉하면서 주문을 받기도 하고, 혹은 고객이 영업점을 방문해서 주문을 하는 경우도 있었다. 그러나 정보통신기술의 발달로 최근에는 인터넷이나 PC 통신 등을 활용한 주문접수가 가능해지고 있어 종전과는 전혀 다른 주문접수 프로세스가 만들어지는 경우도 있다.

이와 같이 경영환경이 어떻게 변화하느냐에 따라 동일한 프로세스라 하더라도 프로세스를 구성하고 있는 활동들의 흐름은 달라질 수 있게 된다. 그러나 프로세스가 어떻게 달라지더라도 고객주문번호, 접수일자, 고객성명, 제품명, 납품일자 등과 같이 고객 주문 접수 프로세스로부터 얻어지는 데이터에는 거의 변화가 없다는 것을 알 수 있다.

이 예에서도 알 수 있듯이 어떤 프로세스의 개선은 그 프로세스를 구성하고 있는 업무활동들의 흐름과 이들로부터 생성되는 데이터들을 동시에 고려하면서 이루어져야 한다. 즉, 프로세스 혁신과 정보시스템 혁신이 연계되어야 한다.



2. ERP시스템을 통한 혁신

2.1 ERP의 등장
BPR 프로젝트의 실패 원인 중 하나로 지적된 정보시스템 혁신과 관련하여 최근 많은 관심을 끌고 있는 것이 경영자원의 효율적 관리를 위한 정보시스템이다. 이 경영자원 관리시스템은 기업내의 모든 경영자원을 전사적으로 통합된 관점에서 관리할 수 있도록 지원해주는 시스템이다.

이 시스템의 대표적인 예가 바로 ERP(enterprise resource planning)패키지이다.
SAP, Baan, Oracle 등의 소프트웨어 공급업체들이 앞을 다투어 ERP 시장에 참여하고 있으며, 국내에서도 많은 기업들이 ERP 패키지의 도입을 시도하고 있다

ERP 패키지는 소프트웨어 공급업체들이 전세계 주요 기업들의 비즈니스 프로세스를 조사하여 표준적인 프로세스를 만든 다음, 그 프로세스에 기초한 응용프로그램(application software)과 데이터베이스를 구축한 것이다. 따라서 ERP 패키지를 도입하고자 할 때에는 필연적으로 자사의 비즈니스 프로세스가 ERP 가 요구하는 프로세스와 일치하는 지에 대한 검토가 필요하며, 만약 차이가 있을 경우에는 프로세스의 개선이나 BPR 프로젝트의 수행 등과 같은 조정(customization) 과정이 필요하게 된다.

실패를 거듭하던 BPR 프로젝트가 ERP 의 등장으로 새롭게 주목을 끌고 있는 것도 바로 이런 이유 문이다.
ERP 가 가지고 있는 여러 가지 한계점에도 불구하고, 비즈니스 프로세스 개선과 정보 시스템 혁신을 동시에 추구하고자 하는 많은 기업들에게 있어서 ERP 의 등장은 새로운 가능성을 제시해주고 있는 셈이다.

2.2 ERP 도입의 성공조건
ERP 패키지의 도입을 통해 성공적으로 프로세스 및 정보시스템 혁신을 달성하기 위해서는 다음과 같은 이슈들에 대한 검토가 필요하다.

① ERP 도입의 목적을 명확히 해야 한다.
ERP 는 소프트웨어 공급업체(ERP vendors)들이 나름대로 정의한 표준화된 비즈니스 프로세스를 토대로 회계, 인사, 제조, 유통/물류 등 기업내의 전 프로세스를 통합적으로 지원할 수 있도록 해준다. 또한 ERP 도입과정에서의 조정(customization)과정에서 프로세스 개선이나 혁신 활동이 전사적으로 이루어져야 하기 때문에 단순히 정보시스템의 하드웨어나 소프트웨어 일부를 교체 또는 개발하는 것과는 달리 ERP 도입 의사결정 자체가 전략적 행위라고 할 수 있다. 따라서 ERP 도입을 왜 하는지, 그리고 이로부터 기대할 수 있는 효과는 무엇인지에 대한 공감대가 경영진 뿐만 아니라 조직내부의 모든 사람들 사이에서 형성되어야 한다. 그렇지 못할 경우 ERP 도입과정에서 겪게 되는 수많은 난관들이나 저항들을 제대로 이겨내기 힘들게 되며, 결국 ERP 도입이 실패할 수도 있게 된다.

② ERP 도입이 필요하다고 인정될 경우 ERP 패키지를 자체 개발할 것인지 아니면 상용화된 패키지를 구입할 것인지에 대한 검토가 필요하다.
ERP 패키지를 자체개발할 것인가 아니면 상용화된 패키지를 구입할 것인가하는 의사결정은 결국 정보시스템의 아웃소싱(outsourcing) 전략과 연결된다. 최근에 선진업체들이 보여주고 있는 행태를 보면 정보시스템과 관련한 기본적인 사상이나 내역, 논리적인 모델 등과 같이 정보시스템의 “머리”에 해당하는 부분만 자사가 보유하고, 정보시스템의 실제적인 개발이나 구축은 모두 외주업체를 활용하는 것이 일반적인 추세이다. 물론 외주업체를 어느 수준까지 활용할 것인가 하는 것은 정보시스템이 경쟁우위 확보에 있어서 어느 정도 중요한 역할을 하느냐에 따라 달라질 수 있지만, 정보시스템의 “머리”만 정확하게 파악하고 있다면 물리적인 개발이나 구축은 외주업체를 활용하더라도 충분히 관리, 통제할수 있게 된다.

이러한 의미에서 보면 ERP 의 경우에도 많은 전산자원을 동원해가며 자체개발하기에는 부담해야할 리스크가 너무 크며, 상용화된 패키지들이 이미 시판되어 많은 업체들에 의해 검증되고 있기 때문에 ERP 도입이 필요하다면 자체개발보다는 상용화된 패키지를 구입하는 것이 훨씬 바람직하다고 할 수 있다.

③ ERP 패키지를 구입할 경우 어떤 제품을 선택할 것인가에 대한 선정기준(selection criteria)을 명확히 하여야 한다.
ERP 패키지의 선정을 위한 일반적인 기준으로는 구입비용, ERP 패키지 자체의 기능·기술적 구조, ERP 공급업체의 서비스 능력 등으로 구분할 수 있다. 이러한 선정기준 중에서 특히 주의해야 할 점은 ERP 패키지의 도입으로 비즈니스 프로세스 혁신이 수반되기 때문에 어떤 ERP 패키지가 자사의 비즈니스 프로세스의 특성을 잘 반영하고 있는 지에 대한 검토가 반드시 필요하다는 것이다.

대부분의 경우 ERP 패키지를 도입할 때 외부 컨설팅 업체로부터 ERP 패키지가 요구하는 프로세스와 자사의 프로세스를 비교검토하여, 프로세스를 개선, 혁신하는 프로젝트를 실행하게 되는데, 이러한 조정과정의 투입비용이나 시간 등을 최소화하기 위해서는 최초에 ERP 패키지를 도입할 때부터 이러한 고려가 선행되어야 한다.


3. 결론
이상에서 비즈니스 프로세스 혁신과 정보시스템 혁신은 동전의 양면과 같은 관계라는 것을 살펴보았다. 경쟁우위확보를 위해서는 프로세스 혁신이 필요하며, 프로세스 혁신을 위해서는 반드시 정보시스템 혁신이 뒷받침되어야 한다.

아무리 프로세스를 혁신적으로 변화시키더라도 정보기술의 활용을 통해 이를 효과적으로 지원하지 못한다면 프로세스 혁신의 기대효과는 감소하게 된다.

마찬가지로 새로운 하드웨어나 소프트웨어를 구입하여 아무리 훌륭한 정보시스템을 구축하더라도 이를 활용하는 현업의 비즈니스 프로세스가 개선 또는 혁신되지 않는다면 소기의 성과를 달성할 수 없게 될 것이다.