IT 제안서 작성 프로세스와 기법

KCC정보통신 김연준(열린마당 통권46호 2002. 11+12)

 

제안서는 일반적으로 어떠한 문제를 해결 또는 제안하기 위한 문서를 말하는데, IT업계에서는 영업이나 엔지니어들을 비롯하여 대다수의 사람들에게는 매우 중요한 업무중 하나이다.  최근에는 제안서 작성이 점점 중요한 요소로 인식되면서 그에 따른 부담이 가중되는 것도 사실이다.

 

제안서 작성이 더욱 중요한 이유는 여러가지가 있겠지만, IT 환경이 급변하면서 새로운 IT 트렌드와 제안업체의 기술수준 평가를 가늠하다 보니 예전의 가격중심과는 다르게 제안서의 비중이 높아지게 되었다.  그렇다고 해서 영업의 중요성이 적어진 것이 아니라 오히려 수주를 위해서는 기술영업과 프로젝트 관리자와의 협업이라는 더욱 복잡한 영업 프로세스를 탄생시키게 된 것이다.

 

모든 프로젝트 수주를 위한 가장 초기 작업인 동시에 중요한 절차인 제안서 작성 기법을 SI 프로젝트에 초점을 맞춰 그동안의 노하우를 바탕으로 제안서 작성 프로세스와 기법을 소개하고자 한다.

 

 

1. 제안서 작성 개요

 

   제안이라고 해서 무조건 표준화된 형태의 제안서를 작성하는 것은 아니다.  제안서의 형태는 프로젝트 성격에 따라 다르게 나타나는데 그 제안형태를 구분하면 아래의 표와 같다.  그러나 최근 S/W개발 형태가 예전의 형식과는 다르게 진화되고 있다.  Solution과 Customizing개발 + 기간업무시스템 연계 + 웹 애플리케이션 개발 + 모바일 컴퓨팅 등 개발 형태와 기술 트렌드에 따라 더욱 복잡해지고 다양해 지고 있다.

[제안 형태에 따른 제안서 구분]

구    분	형    태	설    명
HW & SW납품 형태	HW, 네트웍장비 및 SW 납품	요청사항이 HW 및 주변장치일 경우
SW 개발형태	기간업무(기존정보시스템)개발	요청사항이 현재시스템의 업무 개선 및 개발을 할 경우
	솔루션과 커스터마이징 개발	요청사항이 솔루션SW를 구매하고 그 기반 위에 개발을 할 경우
	웹기반 애플리케이션 개발	웹기반의 기존 또는 새로운 업무를 개발할 경우
	타 시스템 연게 개발	현재시스템을 타 시스템과 연동하여 개발할 경우
복합 형태	HW & SW+SW개발+기타	위 내용을 포함한 다양한 제안 형태

2. 제안서 작성 프로세스

 

   제안서 작성의 전체적인 프로세스는 영업 프로세스 안에 속한다.   세로 항목은 팀영역, 가로 항목은 사전 영업과 제안영역으로 구분되며 제안영역 안에 제안작업 프로세스가 있다.

[SI 영업 프로세스]

 

 

 

   위의 프로세스중 특히 제안 작업의 단계는 크게 제안 전략수립 단계, 제안 계획 단계, 제안 작성 단계로 구분할 수 있는데, 사전 영업부터 제안 전략회의 까지가 제안 전략수립 단계이며 제안 작업은 제안계획 단계와 제안 작성 단계가 동시에 이루어 진다.

 

[제안 프로세스 3단계]

단    계	단계별 주요 활동	산 출 물
제안 전략수립 단계	고객 및 RFP분석, 경쟁사 및 협력사 분석, 가용자원 분석, 제안전략 수립	RFP 요약, 영업전략회의록
제안 계획 단계	요구사항 분석, 일정, 제안조직 구성, 제안마스터폼 작성, 제안일정, 라이브러리 활용, 제안표준화	제안전략회의록, 요구사항 Checklist, 제안마스터
제안작성 단계	목차, 표지, 제안서 저작원본, 제안 요약본, 인쇄 및 제본, 오타자 검색 및 수정	제안원본, 제안요약본

 

 

 

   제안 작성 프로세스는 제안작성 일정과 제안 제안자(제안 PM)에 따라 제안서 품질에 상당한 영향을 준다.   대부분의 SI 제안 형태는 복합형태가 많고, 제안일정이 충분하지 않기 때문에 RFP(제안 요청서) 분석만으로도 상당한 시간이 소요된다.   이런 경우를 해결할 수 있는 방안은 두가지가 있는데, 하나는 고객의 정보수집단계에서 제안 PM을 선전하는 방식과 전략회의 단계에서 RFP(제안요청서)에 적합한 프로젝트 경험자를 제안 PM으로 선정하는 방식이 있다.  그러나 제안 수주와 관계없이 고급 인력이 몇 주 동안 제안 PM으로 수행해야 하기 때문에 인력손실 이라는 지적도 있다.

 

[제안작성 다이어그램]

 

 

 

위의 제안작성 다이어그램은 제안단계를 순서화 한 것이다.  제안요청서가 공고되기 전의 요청정보(RFI)는 프로젝트 수주에 상당한 영향을 주며 고객의 요구를 제안전에 미리 파악함으로써 제안서의 방향을 설정하는 나침반 역할을 한다.   또한 제안 타당성 검토는 가장 중요한 의사결정의 한 부분이다.   왜냐하면, 무조건적인 사업의 참여만이 성공이 아닐 수 있기 때문이다.   사업의 손익과 기술수준을 판단하여 수행 가능한 지 여부와 무리한 고객의 요구사항이 내재 되어 있는 지 등 위험요소를 파악하여 사업의 참여 결정을 내려야 한다.   사업참여를 결정하였다면 전략회의를 통해 제안팀을 조직하고 유사분야의 자료 및 협력업체를 통하여 제안자료를 수집한다.   제안 자료의 수집이 이루어지면 표준목차를 설정해서 표준화 작업을 하는데 각 고객의 RFP에 따라 약간씩 차이가 있지만 일반적인 제안서 작성을 전제로 간략히 설명하면 아래와 같다.

[표준 목차]

대 단원	중 단원	설    명
Ⅰ.제안 개요	1. 제안 배경	제안사의 프로젝트의 배경 제시
	2. 제안 목적	제안사의 프로젝트의 목적 제시
	3. 제안 범위	제안사의 프로젝트 제안범위 제시
	4. 사업수행전략	제안사의 사업수행전략 제시
	5. 역할 및 협조사항	제안사와 고객사의 역할 및 협조사항 제시
	6. 제안의 특징 및 장점	제안사의 제안특징 및 장점을 제시
	7. 기대효과	제안사의 제안시스템의 기대효과를 제시
Ⅱ.제안업체 일반	1. 일반현황	제안사의 일반현황, 주요연혁, 최근3년 경영실적
	2. 조직 및 인원	제안사의 조직, 분야별 인원현황
	3. 주요 사업내용	제안사의주요 사업내용을 분야별로 구분 제시
	4. 유사 사업실적	해당사업과 관련이 있는 유사 사업실적 제시
Ⅲ.기술부분	1. 시스템 구성도	요구사항을 만족하는 목표시스템, 하드웨어, 소프트웨어 구성체계 제시
	2. 시스템 구축방안	시스템의 사양 및 기능, 구성장치 내역 및 세부규격, 시스템 납품 및 설치방안을 제시
	3. SW개발 방안	개발방법론의 활용, 단위업무별 개발방안, 초기데이터 구축방안, 시스템통합방안, 산출물 종류 및 내역, 홈페이지 시안 등 제시
	4. 시스템 시험 방안	대상업무별 단위시험, 통합시험 등을 제시
	5. 시스템 운영 방안	개발완료후의 시스템 이용 및 관리운용에 관한 전반적인 방안을 제시
	6. 향후 시스템 발전 방향	본 시스템과 관련하여 향후 발전 모델 및 방향에 대해 추가적인 방안을 제시
Ⅳ.사업관리부문	1. 품질보증계획	개발업무 품질보증을 위한 조직, 방법 절차, 내용 등을 제시
	2. 추진일정계획	사업추진일정을 참조하여 추진이정 및 업무별 추진일정을 상세히 제시
	3. 보고 및 검토계획	사업기간동안 이루어질 보고 및 검토 게획을 상세하게 제시
	4. 수행조직 및 업무분장	본 사업을 수행할 조직 및 업무분장 내용을 상세히 제시
	5. 투입인력 및 이력사항	본 사업을 수행할 인력을 작업단위별로 제시하고 투입인력에 대한 이력사항을 양식을 이용하여 첨부
Ⅴ.지원부문	1. 교육훈련계획	사용자, 관리자, 이용 대상자별로 구분하여 교육내용, 기간, 인원 등을 상세히 제시
	2. 유지보수계획	장애처리절차, 유지보수체제 등 유지보수방안을 제시
	3. 기술이전계획	요원에 대한 기술이전계획을 분야별로 제시
	4. 기타 지원사항	본 사업과 관련 지원 가능한 사항을 제시
Ⅵ.기타		제품 카다로그, 사업실적 등 첨부문서 및 기타

 

목차에 해당 수집된 자료를 시각화하여 작성한 후 초안을 출력하여 교안 및 내용을 보완하고 제안서에서 반드시 필요한 사항을 요약본 형태로 추출하여 작성한다.  최종 완료된 제안서와 요약본이 완성되면 인쇄업체에 의뢰하여 제안 마감 전까지 제출하고 후에 있을 제안요청 설명회를 대비하여 프리젠테이션을 준비함으로써 제안작성 과정을 완료한다.

 

 

4. 결  론

 

제안서 작성의 최종 목적은 프로젝트 수주이다.   아무리 제안서를 훌륭하게 작성하였다 하더라도 결국 프로젝트를 수주하지 못하면 그 제안서의 의미는 상실하게 된다.    결국 가격 부분을 제외한 나머지 부분 즉, 제안서의 주요 내용은 “제안사는 고객의 이번 사업을 다른 경쟁업체보다 잘 이해하고 있고, 최고의 솔루션을 보유하고 있으며, 이번 사업의 솔루션의 강점은 무엇이고, 제안된 솔루션을 이행할 계획과 사람, 그에 대한 경험을 가지고 있어 제안사를 선택할 경우 성공적인 프로젝트를 수행할 것을 보장한다”는 내용을 빠짐없이 담고 있어야 한다.   또한 제안 작성을 위해 좋은 프로세스 체계를 갖추는 것도 중요하지만 결국 제안서의 중요한 의미는 고객의 요구를 정확하게 파악하는 것이며 고객과의 커뮤니케이션, 그에 따른 기술적 서비스 내용을 제안서에 어떻게 표현했는가에 따라 좌우된다.

 

제안서는 단순히 제안 문서로서의 의미가 아니라 제안 업체의 기술적인 위상을 표현하는 첫 인상이며, 서비스 상품인 것이다.